Ручки в сторону: гид по электронным подписям, который пригодится любому бизнесу

Кадровый документооборот

Нагрузка на HR-команду снизится. Ей не придётся бегать за сотрудниками с напоминаниями о неподписанном документе или переживать, что новичок ошибётся и поставит автограф в графе даты. К тому же с электронной подписью будет проще работать с удалёнными сотрудниками: подписывать бумажные документы и пересылать их по почте не понадобится.

Сотрудничество с подрядчиками и клиентами

Счета-фактуры, акты, договоры — всё это можно будет подписать без дополнительных встреч. Правда, важно, чтобы у другой стороны тоже была электронная подпись.

КЭП можно использовать и для сотрудничества с иностранными компаниями. Но только если в стране развит ЭДО и подписи, выдаваемые там, соответствуют стандартам, принятым в России.

Сдача отчётов и прохождение аудита

Как внутри компании, так и за её пределами. Например, с КЭП вы сможете отчитываться за результаты своей деятельности перед налоговой, ничего не распечатывая и не посещая отделения ФНС. Также дистанционно получится поделиться документами с МВД, Росстатом, Росприроднадзором, Росфинмониторингом. Последний, кстати, принимает отчёты только в электронном виде, в формате ФЭС (формализованных электронных сообщений).

Общение с другими организациями

Вы сможете дистанционно взять кредит или оформить другой продукт для бизнеса в банке. Или подать заявление в суд — тоже без лишних визитов и траты рабочего времени. Ещё КЭП принимается, например, на сайтах таможни и системы маркировки «Честный знак», в Росреестре и, конечно, на «Госуслугах» — там можно будет онлайн вносить изменения в ИП и регистрировать новые филиалы.

Торговля на онлайн-площадках

В частности, на маркетплейсах. Без электронной подписи вы не сможете продавать товары, требующие обязательной маркировки, и пользоваться складами площадки. То есть все организационные вопросы упадут на вас — придётся выделять на это время, нанимать дополнительных сотрудников, арендовать помещение для хранения. Как итог — много задач и трат, которые совсем необязательны.

Контроль за безопасностью

КЭП — сложный уникальный код, который трудно подделать. Пользоваться ключом имеет право только владелец. Но если сертификат подписи выдан на юрлицо, можно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы КЭП смогли применять ваш заместитель или главбух. Обратите внимание, что для сотрудника в этом случае также нужно будет выпустить собственный сертификат КЭП.

Участие в электронных торгах

Тендерах, государственных закупках и не только. В большинстве случаев наличие электронной подписи — обязательное условие для участия. Важно: для торгов нужен квалифицированный сертификат, с НЭП и ПЭП податься не получится.

Убедитесь, что удостоверяющий центр имеет аккредитацию

Бизнесу лучше иметь КЭП, которая полностью приравнивается к обычной подписи. Поэтому получать её сертификат нужно либо напрямую в ФНС (доступно только для руководителей и ИП), либо в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию (для физлиц и сотрудников). Проверить её наличие легко через специальный инструмент на сайте Минцифры.

Не забудьте настроить компьютер

Удостоверяющий центр на флешке-токене выдаёт необходимые для создания ЭП элементы: сертификат электронной подписи, открытый и закрытый ключи. Пользователю нужно установить на компьютер специальную программу, которая считает эти элементы и сгенерирует подпись. Уточнить, какое именно ПО понадобится, можно в удостоверяющем центре.

Помните, что после установки необходимо поменять пароль у токена, чтобы никто из окружающих точно не смог получить доступ к ключам подписи. Выбирайте надёжный код, но такой, который вы легко запомните, потому что восстановить его за пару минут не выйдет. Нужно будет ехать в офис УЦ и подтверждать свою личность.

Следите за сроками

Электронная подпись — не вечна. Как правило, её сертификат выдаётся на 12 месяцев, а после нужно получить новый. Не переживайте, на подписанные документы это никак не влияет. А чтобы дела из-за просрочки не встали, поставьте уведомление в рабочем календаре на дату, когда будет пора заняться заменой сертификата.

ЭП от Удостоверяющего центра «Контура» работает на 500+ площадках